Reglement vzw “De Koepel”

Voor het gebruik van het polyvalent ontmoetingscentrum te Goetsenhoven,St.Laurentiusstraat,19 (laatst bijgewerkt op 31-08-2017).

Artikel 1: Lokalen

De vzw “De Koepel” stelt volgende lokalen,gelegen St.Laurentiusstraat,19 te Goetsenhoven ter beschikking : zaal A,B,D en E + buffet en keuken.

Artikel 2: Voorbehoud

Het uitvoerend bestuur heeft het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.

Artikel 3: Sleutels

Voor de aanvang van de activiteit kan de sleutel afgehaald worden zoals onderling overeen te komen bij Flora Drossart,St.Laurentiusstraat,24 (GSM 0493/633630) en bij diens afwezigheid bij Christiane Mertens,St.Laurentiusstraat,30 (tel. 016/818867).

Na afloop van de activiteit dient de sleutel onmiddellijk terug bezorgd te worden.

Artikel 4: Gebruiksduur

De lokalen staan ter beschikking de dag van gebruik zelf en dat tijdens de afgesproken uren.

Indien men de dag voor of nadien de keuken en of feestzaal wil gebruiken kan men beide huren aan de volgende tarieven:

  • 50.00 € voor zaal A,B of E;
  • 80.00 € voor A+B;
  • 90.00 € voor A+B+E.

Indien de dag voordien niet bezet (verhuurd) is, staat de vzw De Koepel toe dat er reeds die dag, na 18h00, zonder bijkomende vergoeding voorbereidingswerkzaamheden in de zaal/zalen (niet in de keuken) beginnen.

Bij werkzaamheden die dag voor 18h00 zal het tarief “dag ervoor” worden aangerekend (tarief dat ook zal worden toegepast bij gebruik van de keuken en dat ongeacht welk uur)

Bij het huren van de zaal/zalen voor een huwelijk dient men minstens de “dag erna” (i.v.m. de opruim) mee te reserveren.

De lokalen dienen onmiddellijk na gebruik opgeruimd en gekuist te worden tenzij men de “dag erna” eveneens heeft gereserveerd. Op dat ogenblik kan de opruim en opkuis uiteraard op deze bijkomende gereserveerde dag gebeuren.

Artikel 5: Uitrusting

Alle aanwezige uitrusting mag gebruikt worden.

De gebruiker mag eveneens eigen materiaal aanwenden,dit moet echter onmiddellijk teruggenomen worden,zoniet wordt het eigendom van de vzw “De Koepel”.

Er mag geen tent geplaatst worden op de parking(s). Er kan er wel een geplaatst worden op de oppervlakte klinkers (achteraan naast de petanquebaan) met een maximale grootte van 8 op 18 m.De plaatsing (en nadien afbraak) dient te gebeuren zonder het aanbrengen van enige beschadiging. Elke beschadiging valt ten koste van de gebruiker.

In geen geval mag er materiaal vanuit “De Koepel” worden meegenomen.

De goederen (tafels,stoelen,…) van de vzw “De Koepel” mogen onder geen enkel beding buiten worden gestapeld (ook niet onder de afdaken). Bij vaststelling hiervan zal onmiddellijk een boete van 100,00 € aan de gebruiker worden opgelegd. De eventuele latere zichtbare schade (o.a. door vocht,…) zal ook op de huurder van dat ogenblik worden verhaald.

De gebruiker zorgt zelf voor het klein materiaal zoals tafel-en keukenlinnen, handdoeken, handzeep voor de toiletten, toiletpapier, recipiënten om eventuele overschotten in mee te nemen, vuilniszakken (zelf mee te nemen),enz…

De petanquebanen dienen enkel om deze sport te beoefenen. Er mag zeker niet met voertuigen worden overgereden en elke schade zal ten laste van de huurder vallen (zie ook punt 9 van dit reglement)

Artikel 6: Dranken

De gebruiker is ertoe gehouden zelf voor zijn drank(en) te zorgen. Hij staat ook in voor het tappen,schenken en de eventuele desbetreffende vergunning(en).

Percolators en koffiezetapparaten zijn aanwezig. De huurder mag ook zelf zijn koffiemachine meebrengen.

Artikel 7: Friteuse

De nodige stopcontacten zijn voorzien. De gebruiker zorgt zelf voor de friteuse(s).

Artikel 8: Reiniging

De huurder laat de gebruikte lokalen en voorwerpen in een ordelijke toestand achter (klaar voor de volgende gebruiker).

Dit houdt ondermeer in :

  • alle vloeren,toiletten,sanitair grondig gekuist;
  • tafels en stoelen op de aangewezen plaats;
  • vensters tot op manshoogte gekuist;
  • alle versieringen,etensresten,papier,enz … opgeruimd;
  • het keukengerief volledig gereinigd en op de oorspronkelijke plaats gezet;
  • de kookplaten, oven, afwasbakken, werktafels, enz…grondig gereinigd;
  • alle afval meegenomen;
  • dienbladen, glazen, enz…zeer zorgvuldig gereinigd en opnieuw op hun plaats gezet;
  • de omgeving van het gebouw eveneens volledig opgeruimd

Indien niet voldaan is aan een of meer van de hiervoor opgesomde punten zal een meerprijs van 50.00 € gefactureerd worden. De extrakost voor het opruimen zal verrekend worden aan 20.00 € per man-uur met een minimum van 15.00 €.

Artikel 9: Aansprakelijkheid

De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor schade toegebracht aan lokalen, ruimten en of voorwerpen. Beschadigde of verdwenen voorwerpen worden aangerekend per stuk of volgens de graad van beschadiging. De gebruiker is verplicht de beschadigde voorwerpen te verzamelen en spontaan aangifte te doen van ontbrekende stukken. Bij beschadiging of het ontbreken van keukengerei, borden, tassen,…worden deze aan aankoopprijs aangerekend. Bij schade aan lokalen en ruimten volgt de afrekening aan kostprijs van de herstelling(en). De gebruiker is ertoe gehouden voor het begin van zijn activiteit na te gaan of alles aanwezig is en of er geen schade is.Indien niet alles aanwezig is en of er is schade dient dit onmiddellijk gemeld aan Flora Drossart of Christiane Mertens (al naargelang wie de sleutel overhandigde). Een inventaris van het materiaal is ter plaatse aanwezig.

De gebruiker moet als goede huisvader zorg dragen voor de uitrusting. Hij moet zich houden aan de richtlijnen gegeven door Flora Drossart, Christiane Mertens of Theo Kinnaert en het nodige respect opbrengen voor de eventuele activiteiten die in de andere lokalen plaatsvinden.

Bij gelijktijdig gebruik door verschillende huurders dienen zijzelf onderling afspraken te maken betreffende het gebruik van de toog.

Artikel 10: Veiligheid

Bij het organiseren van een activiteit zorgt de gebruiker ervoor dat de toegangen tot alle lokalen, toiletten en nooduitgangen volledig vrij blijven.De branddeuren (deze zijn te onderscheiden van de andere deuren door de 2 ronde aanmerkingen aan de binnenzijde van de deur) moeten steeds dicht zijn (niet op slot). De nooduitgangen (zijnde de dienstingang tussen keuken en zaal A en de deur in zaal E) zijn duidelijk aangegeven en dienen tijdens de ganse duur van de activiteit uit slot te zijn. Ook moet het linker hek ( = dienstingang en parking), tegen de straatkant, volledig vrijblijven (dit is o.a. ook de toegang voor de brandweer en hulpdiensten in geval van nood). Het tweede grote hek links van het gebouw moet steeds dicht zijn (niet op slot) aangezien dit enkel een toegang is voor brandweer en hulpdiensten in geval van nood. De gebruiker neemt tevens kennis van de aanwezige evacuatieplannen ivm de gehuurde zaal/zalen.

Artikel 11: Inrichting van de lokalen

Er worden geen veranderingen aangebracht aan de inrichting van de lokalen zonder voorafgaandelijk toestemming van de vzw “De Koepel”. Dit geldt onder meer voor het bekleden van muren,het boren van gaten en het aanbrengen van allerlei bevestigingsmateriaal.

Artikel 12: Toezicht

De gebruiker stemt erin toe dat Flora Drossart,Christiane Mertens,Henri Steenwinckel of Theo Kinnaert ( bestuursleden van de vzw “De Koepel”) op ieder ogenblik vrije toegang hebben tot de lokalen;hij zal zich gedragen volgens de richtlijnen verstrekt door deze personen,die zelfs kunnen beslissen tot het beëindigen van de activiteit.

Artikel 13: Bijzondere voorschriften

In aanvulling van alle wettelijke bepalingen en gemeentelijke reglementen inzake burengerucht,milieunormen en dergelijke,verklaart de gebruiker zich akkoord met volgende bepalingen :

  • de geluidsproductie naar buiten toe moet aanzienlijk worden verminderd vanaf middernacht en volledig worden beëindigd om 2 uur. Bij activiteiten met elektronisch versterkte muziek dient de huurder zich te houden aan de stipte opvolging van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 betreffende de geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Het naleven van de wetgeving inzake de geluidsnormen is in alle omstandigheden de verantwoordelijkheid van de organisator-huurder en niet van de vzw De Koepel.
  • bij de ontruiming van “De Koepel” moet de lawaaihinder voor de omgeving tot het strikt minimum worden beperkt;
  • tijdens de activiteiten moeten alle buitenramen en deuren gesloten blijven. De gebruiker stelt hiervoor een verantwoordelijke aan.

Bij het niet naleven van dit zeer belangrijke artikel, zodat de politie ter plaatse dient te komen, zal aan de huurder een boete van 50,00 € worden opgelegd en kan er zelfs tot het stilleggen van de activiteit (feest) worden beslist.

Artikel 14: Gebruikssom

Deze is in tabelvorm toegevoegd (zie tarieven).

De tarieven geldig op het ogenblik van de reservatie blijven gelden tot één jaar na de reservatiedatum. Daarna worden de op dat ogenblik geldende tarieven toegepast.

Artikel 15: Geldigheid overeenkomst

Een overeenkomst is slechts geldig :

  • na ondertekening van de overeenkomst.Deze contractuele overeenkomst wordt opgemaakt in 2 exemplaren waarvan één voor de huurder-gebruiker en de andere voor de vzw “De Koepel”. Indien diegene die ondertekent een persoon is die een vereniging of organisatie vertegenwoordigt stelt deze persoon zich persoonlijk verantwoordelijk ten opzichte van de vzw “De Koepel”
  • na het betalen van een reservatiesom van 50% van de gebruikssom.Dit bedrag dient uiterlijk 30 dagen na de ondertekening van de contractuele overeenkomst op de rekening van de vzw De Koepel te staan zoniet kan deze laatste de zaal (zalen) verder verhuren.

* In geval van overmacht,zoals een inbeslagname van de zaal (zalen) door de overheid voor de organisatie van wettelijke verkiezingen en referenda,kan de verhuurder (vzw “De Koepel”) de overeenkomst eenzijdig verbreken,zonder enig recht op schadevergoeding.

Artikel 16: Verenigingen

De verenigingen van Goetsenhoven-Meer die lid zijn van de vzw “De Koepel” en vrijwillig meewerken aan de activiteiten georganiseerd door deze vzw genieten een korting van 75% op de gebruikssom.

Andere verenigingen betalen de gewone gebruikssom. Indien zij per werkjaar (van 1 januari tot 31 december) minstens zes maal zaal A en of B en of E huren krijgen ze voor de eerste reeks activiteiten een vermindering van 25%,vanaf de zevende en volgende activiteiten 50%. Zij moeten dan wel de gebruikssom vooraf bij reservatie betalen.

Artikel 17: Betaling

De betaling van het resterend bedrag dient uiterlijk te gebeuren bij het afhalen van de sleutel voor de aanvang van de activiteit. Deze betaling kan bewezen worden aan de hand van het rekeninguittreksel van de bank (dat de overschrijving van het bedrag op rekeningnummer BE051430 8055 5975 aangeeft) of door betaling ter plaatse aan de beheerder van het gebouw (deze zal dan de contractuele overeenkomst voor voldaan aftekenen).

Indien niet voldaan is aan hogergenoemde en indien het artikel 5, 8 en of 9 van toepassing is zal een afrekening worden opgemaakt, bedrag dat binnen de 30 dagen betaalbaar is op bovengenoemd rekeningnummer.

Bij niet tijdige betaling van deze bovengenoemde bedragen zal een administratieve kost van 50,00 € worden aangerekend en zullen de verschuldigde bedragen met 10% worden verhoogd met een minimum van 10,00 €.

Bij desbetreffende herinneringen is de betalingstermijn vastgesteld op maximum 14 dagen zoniet volgt er opnieuw een verhoging (met 10% met een minimum van 10,00 €).

Artikel 18: Annulatie

Bij annulatie van een activiteit dient Flora Drossart (tel. 0493 / 633 630) zo spoedig mogelijk verwittigd te worden. Indien de annulatie gebeurt gedurende de laatste 7 dagen voorafgaand aan de activiteit zal de reservatiesom niet teruggestort worden, behoudens niet voorziene gebeurtenissen. Voor elke andere annulatie (behoudens niet voorziene gebeurtenissen) zal een administratieve kost van 25,00 € worden aangerekend.

Artikel 19: Muziek

De vzw “De Koepel” betaalt de jaarlijkse bijdrage “Billijke vergoeding”. Een organiserende club dient nog wel een bijkomende aanvraag te doen indien zij een activiteit plannen ‘met drank’ en of ‘met dans’.

De huurder moet zelf de aanvraag en betaling voor Sabam en eventuele andere vergoedingen regelen.

Artikel 20: Tentoonstellingen

De zaalbeheerders (vzw “De Koepel”) stellen de muren van de zaal gratis ter beschikking van kunstenaars. De zaalbeheerders kunnen echter niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele beschadiging of diefstal van de tentoongestelde werken.

Indien de werken verzekerd moeten worden,dient de kunstenaar daar zelf voor te zorgen.

Artikel 21: Rookverbod

In het ganse ontmoetingscentrum is een “rookverbod” van toepassing. Buiten onder het afdak aan de hoofdingang en de dienstingang is een rokerszone voorzien.

Artikel 22: Geschillen

Voor eventuele geschillen is het Vredegerecht te Tienen (zijnde de plaats van de maatschappelijke zetel van de vzw) bevoegd.De vzw De Koepel kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen.

Artikel 23: Inlichtingen

Bij de beheerder Flora Drossart,St.Laurentiusstraat,24 te 3300 Tienen-Goetsenhoven (tel. 0493 / 633 630) of via e-mail info@ocdekoepel.be bij de voorzitter Theo Kinnaert.

Artikel 24Reservaties

Reserveren van de zalen liefst via de website ocdekoepel.be. Het bezichtigen en of het vastleggen van de zaal (zalen) kan ook elke eerste en derde maandag van de maand om 18h30 in het ontmoetingscentrum (St.Laurentiusstraat,19 te Goetsenhoven) zelf.

Artikel 25: Camera

Voor bewaking en toezicht staan de zaal/zalen onder camerabewaking conform de “Camerawet”.